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Datenschutzerklärung GEKI

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch GEKI als Verantwortlicher bei der Nutzung von GEKI Companybots (console.geki.ai), der Bot API und der Web-App von GEKI Companybots sowie bei der Abwicklung von Verträgen über die GEKI AI Factory und GEKI Companybots. Für die Website geki.ai gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

GEKI FlexCo Johann-Schreiner-Straße 3b/2 A-8074 Raaba-Grambach Österreich

Datenschutzkontakt: gdpr@geki.ai

2. Geltungsbereich und Rollen

GEKI verarbeitet personenbezogene Daten in zwei Rollen:

  • Als Verantwortlicher verarbeitet GEKI die Daten, die für die Begründung und Abwicklung des Vertrags mit dem Kunden, die Verwaltung der Konten, die Abrechnung, den Support und die Sicherheit der Services erforderlich sind, sowie Metadaten der Nutzung von GEKI Companybots und der Web-App ohne Inhalte, die GEKI zur Verbesserung der Services auswertet (Abschnitt 3.5). Diese Verarbeitung ist Gegenstand dieser Datenschutzerklärung.
  • Als Auftragsverarbeiter verarbeitet GEKI im Auftrag des Kunden die Inhalte, die der Kunde und seine Nutzer über die Services verarbeiten, insbesondere Prompts, Chat-Verläufe, Kontext, Quellen und Bot-Konfigurationen sowie die Nutzerkonten der Web-App. Verantwortlicher für diese Daten ist der Kunde (bei Unterlizenzierung gegebenenfalls dessen Kunde). Die Verarbeitung richtet sich nach dem mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA/AVV). Nutzer der Web-App erhalten die Datenschutzhinweise von dem Anbieter, der ihnen den Zugang erteilt hat.

3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Konten und Vertragsabwicklung

  • Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Rolle und Berechtigungen in GEKI Companybots, Zugangsdaten (Passwörter nur verschlüsselt bzw. als Hash), Vertrags-, Bestell- und Rechnungsdaten, im Order Form angegebene Kontaktpersonen (z. B. Ansprechpartner, Datenschutzkontakt, Rechnungsempfänger).
  • Bei Selbstregistrierung zusätzlich: Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung zu den Vertragsdokumenten, Guthaben und dessen Verlauf einschließlich Start- und Projektguthaben mit Ablaufdatum und, beim Projektguthaben, einer kurzen Beschreibung des Vorhabens; beim Kauf von Guthaben die Kennung des Zahlungsvorgangs, Betrag, Rechnungsadresse und UID-Nummer. Kartendaten erhält GEKI nicht; sie werden ausschließlich vom Zahlungsdienstleister verarbeitet.
  • Zwecke: Bereitstellung von GEKI Companybots, Verwaltung von Konten und API Keys, Vertragsabwicklung, Abrechnung, Zustellung vertragsbezogener Mitteilungen (z. B. Änderungen der Subprozessoren-Liste, Sicherheitsvorfälle).
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); soweit die Daten Ansprechpartner des Kunden betreffen, berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit dem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

3.2 Nutzungs- und Verbrauchsdaten

  • Daten: Metadaten der Nutzung, insbesondere Anzahl der Requests und Tokens, Bot Session Hours, Web-Suche-Aufrufe, Speicherbelegung, gewählte Modelle und Token-Quellen, Zeitstempel. Inhalte von Prompts und Chats sind nicht Teil dieser Daten.
  • Zwecke: Abrechnung, Anzeige der Nutzung in GEKI Companybots, Kapazitätsplanung, Einhaltung der Kontingente.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse an einem stabilen, wirtschaftlichen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.3 Sicherheits- und Protokolldaten

  • Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Endpunkte, Anmeldeereignisse, Fehler- und Sicherheitsereignisse.
  • Zwecke: Betrieb, Missbrauchserkennung, Abwehr von Angriffen, Aufklärung von Sicherheitsvorfällen.
  • Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Services (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Pflicht zur Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO).

3.4 Support und Kommunikation

  • Daten: Inhalte von Support-Anfragen und E-Mails, Kontaktdaten, Zeitpunkt.
  • Zwecke: Bearbeitung von Anfragen und Störungsmeldungen gemäß SLA.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.5 Produktanalyse und Fehlerberichte

  • Daten: Kennung des Kontos, Name, E-Mail-Adresse, Organisation und Rolle; Ereignisse der Nutzung von GEKI Companybots und der Web-App ohne Inhalte (z. B. Registrierung, Anlage und Veröffentlichung von Bots, aufgerufene Seiten und Funktionen, Fehlercodes, Gerätetyp, Bewertungen von Antworten); bei Fehlern technische Fehlerdaten, die in einem von GEKI selbst betriebenen Dienst verarbeitet werden. Passwörter, API Keys und Inhalte von Prompts, Chats und Quellen werden nicht erfasst.
  • Zwecke: Verbesserung von GEKI Companybots und der Web-App, Erkennen und Beheben von Fehlern.
  • Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung und Stabilität der Services (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zuordnung erfolgt über eine pseudonyme Kennung des Kontos. Für die Analyse setzen wir keine Cookies und speichern oder lesen keine Informationen in Ihrem Endgerät. Sie können widersprechen (Abschnitt 8).

3.6 Kundenbetreuung und Vertrieb (CRM)

  • Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation und deren Domain, Zeitpunkt der Registrierung, Kennung der Organisation in GEKI Companybots, Branchensegment, Rolle in der Organisation (bei eingeladenen Mitgliedern die einladende Organisation), Verlauf der Kommunikation mit GEKI (E-Mails, Gesprächsnotizen, Angebote) Herkunft der Registrierung (Abschnitt 3.7), Abrechnungsstatus (Testguthaben, Kauf, Paket) und Summe der Käufe sowie die Phase der Geschäftsbeziehung.
  • Zwecke: Betreuung neu registrierter Kunden (Kontaktaufnahme nach der Registrierung, Unterstützung beim Einstieg, Gespräch über ein konkretes Vorhaben und Vergabe von Projektguthaben), Vorbereitung und Abwicklung von Angeboten und Verträgen, Information über eigene, ähnliche Leistungen von GEKI.
  • Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); im Übrigen berechtigtes Interesse an der Betreuung unserer Kunden und an der Information über eigene Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 8). Newsletter oder sonstige werbliche E-Mails senden wir nur mit Ihrer Einwilligung oder, soweit gesetzlich zulässig, für eigene ähnliche Leistungen mit der Möglichkeit, jederzeit kostenlos abzulehnen.

3.7 Herkunft der Registrierung

  • Daten: Kampagnenparameter des Links, über den Sie zu GEKI Companybots gekommen sind, die Domain der verweisenden Website und die erste besuchte Seite auf geki.ai.
  • Zwecke: Messen, welche Kampagnen und Kanäle zu Registrierungen und Käufen führen.
  • Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Wirksamkeit unseres Marketings (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden über den Link übergeben, nicht in Ihrem Browser gespeichert und nicht an Google oder andere Werbeanbieter übermittelt. Sie können widersprechen (Abschnitt 8).

4. Cookies und vergleichbare Speicherungen

GEKI Companybots und die Web-App verwenden technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherungen, insbesondere für Anmeldung, Sitzung und Sicherheit. Diese sind für die Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021). Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.

Für die Produktanalyse (Abschnitt 3.5) und die Herkunft der Registrierung (Abschnitt 3.7) setzt GEKI keine Cookies oder vergleichbaren Speicherungen ein. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

5. Empfänger

Personenbezogene Daten, für die GEKI Verantwortlicher ist, erhalten nur:

  • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland — Hosting von GEKI Companybots, der Bot API und der Web-App in der EU, als Auftragsverarbeiter
  • OVH GmbH, Oskar-Jäger-Straße 173/K6, 50825 Köln, Deutschland — Ausweich- und Backup-Standort für GEKI Companybots in der EU, als Auftragsverarbeiter
  • Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg — Versand von System-E-Mails über Amazon SES in der Region Frankfurt (EU), als Auftragsverarbeiter
  • PostHog, Inc., San Francisco, USA — Produktanalyse in der EU-Cloud (Frankfurt), als Auftragsverarbeiter
  • HubSpot Ireland Limited, One Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland — CRM für Kundenbetreuung und Vertrieb (Abschnitt 3.6), als Auftragsverarbeiter
  • Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland — Zahlungsabwicklung beim Kauf von Guthaben, als eigener Verantwortlicher
  • Steuerberatung und Buchhaltung, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist
  • Behörden und Gerichte, soweit GEKI rechtlich dazu verpflichtet ist

Die Empfänger der im Auftrag verarbeiteten Inhalte (Abschnitt 2) sind in der Subprozessoren-Liste ausgewiesen.

6. Übermittlung in Drittländer

Die in Abschnitt 3 genannten Daten werden innerhalb der EU verarbeitet. Greifen Dienstleister im Einzelfall aus einem Drittland zu, etwa für Sicherheit und Wartung, stützt sich dies auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf Standardvertragsklauseln. Amazon Web Services, PostHog, HubSpot und Stripe gehören zu Konzernen mit Sitz in den USA bzw. haben dort ihren Sitz; ein Zugriff aus den USA kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für diesen Fall stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, sonst auf EU-Standardvertragsklauseln.

7. Speicherdauer

  • Konten: für die Dauer des Vertrags; nach Vertragsende werden die Konten gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Self-Service-Konten ohne gekauftes Guthaben, die 3 Monate nicht genutzt wurden, werden nach Ankündigung gelöscht.
  • Daten der Produktanalyse: solange sie für die Auswertung erforderlich sind, danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
  • Herkunft der Registrierung (Abschnitt 3.7): solange das Konto besteht.
  • CRM-Daten (Abschnitt 3.6): für die Dauer der Geschäftsbeziehung; ohne Vertrag oder laufendes Gespräch werden sie 3 Jahre nach dem letzten Kontakt gelöscht, bei Widerspruch sofort, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
  • Vertrags- und Rechnungsdaten: sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, gemäß den steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 132 BAO), bei laufenden Verfahren länger.
  • Nutzungs- und Verbrauchsdaten: solange sie für die Abrechnung und deren Nachprüfung erforderlich sind; als Grundlage von Rechnungen wie Rechnungsdaten.
  • Sicherheits- und Protokolldaten: nur so lange, wie es für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls länger benötigt werden.
  • Support-Anfragen: solange es für die Bearbeitung und etwaige Anschlussfragen erforderlich ist.

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz stehen Ihnen insbesondere zu:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Zur Geltendmachung wenden Sie sich unentgeltlich an gdpr@geki.ai. Betreffen Ihre Anliegen Daten, die GEKI im Auftrag eines Kunden verarbeitet (Abschnitt 2), wenden Sie sich bitte an diesen Kunden als Verantwortlichen; GEKI leitet bei GEKI eingehende Anfragen an ihn weiter.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).